Fiche à l'intention de tout organisateur

FICHE D'ORGANISATION POUR UNE REUNION PROMO

SCHEMA GENERAL

* Samedi : - regroupement matin ou AM selon les horaires de train,

- activités à prévoir pour l'AM et la soirée

* Dimanche : activités éventuelles en matinée,

- AG,

- déjeuner,

- dislocation vers 15 H.

Logistique:

· Effectifs : habituels de l’ordre de 30, 35 conjoints inclus,

· Hébergement : prévoir pour tous nuit du samedi au dimanche ( cas particulier à exprimer par les intéressés lors de l’inscription,

· Déplacement : la majeure partie se fait par VR, si on ne peut disposer d’un bus militaire le covoiturage sur place est possible y compris pour l’accueil en gare,

· Finances : voir avec le président si la promo peut prendre en charge le repas du dimanche ( de l’apéro jusqu’au café = 20 €/ P environ), si arrhes à verser à voir avec le trésorier,

Calendrier:

· Juin : diffuser le programme prévisionnel au minimum par courriel (en dehors de la consultation du site promo ) si possible par courrier,

· 1° semaine de septembre :

- officialiser le programme,

- le diffuser par courriel avec fiche de réservation (sur site avec nom, effectif, moyen de locomotion ; nb de nuits hôtel …,

- à charge du secrétaire de joindre les autres camarades,

· date limite de réservation : selon les cas 1 ou 2 semaines avant la réunion,

· J – 1 semaine : diffuser la liste des participants, les lieux de RDV, plans, hôtel et renseignements pratiques pour le WE.

Divers:

· prévoir une salle pour l'AG ( avec moyens informatiques si possible). Certains hôtels disposent de cette possibilité.

· se renseigner sur les horaires de culte du samedi soir ou du dimanche matin,

· voir avec le président si remerciements à faire et cadeaux à remettre.

Document rédigé par Joël BIAUSQUE (GO de la réunion 2004 à ANNECY)

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